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FASES / ETAPAS
DE LA VIDA DE UN PROYECTO ESTRATÉGICO
Vamos a considerar cuatro fases en la vida de un
proyecto estratégico:
- la fase inicial;
- la fase de concepción estratégica;
- la fase de diseño y elección de una variante táctica;
- la fase de puesta en práctica / transición a la administración operativa y evaluación posterior:
Fase Inicial
Esta fase tiene por objeto:
- obtener la aprobación a la propuesta de proyecto;
- organizar el grupo de proyecto;
- elaborar y aprobar el diseño inicial del proyecto, con el que arrancarán sus trabajos.
Propuesta
de proyecto
La propuesta de proyecto debe realizarse
según algún formato homogéneo ya que debe servir de base a una decisión inicial
del gobierno local que priorice las propuestas más prometedoras, según los
recursos disponibles, a partir de una información muy somera. Insertamos, a
continuación, un ejemplo de ficha de propuesta de proyecto estratégico, que
aquí sintetizamos en una sola página, pero que según necesidades puede tener
las dimensiones físicas necesarias. Esta ficha está pensada sobre todo para
proyectos que nacen de la consideración del voto móvil.
FICHA DE
PROPUESTA DE PROYECTO
|
||
NOMBRE:
|
FECHA:
|
|
RESPONSABLE POLÍTICO
|
RESPONSABLE TÉCNICO
|
|
Beneficiarios
del Proyecto (1):
Otros grupos influidos por
el Proyecto (2):
|
Situación electoral y actitudes
relevantes (3)
|
Problemas / Necesidades / Intereses (4)
|
|
Indicios de
satisfacción (5): Meta
electoral / actitudes
Resultados objetivos
(6)
· Productos
|
|
Subproyectos
/ Eventos /
Hitos
intermedios (7)
|
Actividades
/ Recursos (8)
|
La información de esta ficha puede complementarse con:
p
información
sobre los interesados en el proyecto (cuadro de interlocutores y conflictos de
interés)
p
un
enunciado de los objetivos hipotéticos de los interesados y de la Institución.
A continuación insertamos sendas fichas que pueden servir para ello
Ayuntamiento
de
|
Proyecto
|
||
Cuadro de
interlocutores y conflictos de interés
|
|||
AYUNTAMIENTO
|
Sujeto
importante
|
||||
Sujeto
2º
|
❶
Intereses,
compromisos, peticiones del sujeto 2º al o con el Ayuntamiento
|
❷
Respuestas
dadas por el Ayuntamiento
|
❸
Respuestas
dadas por el sujeto 2º
|
❹
Intereses,
compromisos, peticiones del sujeto 2º con el sujeto importante
|
Sujeto
2º
|
Sujeto
3º
|
Ídem ❶
|
Ídem ❷
|
Ídem ❸
|
Ídem ❹
|
Sujeto
3º
|
Ayuntamiento
|
Intereses,
compromisos, pe-ticiones y respuestas dadas por el Ayuntamiento al sujeto
importante
|
Intereses,
compromisos pe-ticiones y respuestas dadas por el sujeto importante al
Ayuntamiento
|
Sujeto
importante
|
||
Ayuntamiento
de.
|
Proyecto..........................................
|
|||
Enunciado
de objetivos hipotéticos
|
||||
Ayuntamiento
|
Objetivos
hipotéticos
|
|||
Sujeto
importante
|
Ídem
|
|||
Sujeto 2º
|
Ídem
|
|||
Sujeto 3º
|
Ídem
|
|||
La información necesaria y la elaboración de la
documentación de las propuestas de proyecto estratégico serán aportadas por los
cargos electos del gobierno con la colaboración de los analistas / asesores
(internos / externos) que constituyan algún tipo de Gabinete de Alcaldía /
Gobierno u Oficina de Planificación / Programación / Comunicación, cubriendo el papel de estado
mayor del gobierno. Una buena parte de la información necesaria, así como la
misma identificación de cuestiones que podrían ser objeto de un proyecto
estratégico, podrían ser consecuencia
del funcionamiento de otros sistemas regulares de gobierno, como el Plan
a 4 Años, el Presupuesto por Actividades, el sistema de Evaluación / Programación,
en el caso de que estos se estén desarrollando.
Organización
del Grupo de Proyecto
La preparación de la propuesta de proyecto, implica
ya la asignación de una tarea que trae como consecuencia la determinación de un
núcleo de personas, aunque sea mínimo, responsable de la misma. Un cargo
electo, un analista / asesor y un técnico municipal pueden formar ese núcleo mínimo, contando con
el apoyo del Gabinete u Oficina que administre los sistemas de gobierno.
En la misma propuesta del proyecto, puede ser
conveniente proponer cuál será la organización del proyecto, contando que puede
ser diferente en las diferentes fases de vida del mismo, en cuanto a los
participantes y el papel a desempeñar. Partiendo de los cargos electos y sus
analistas / asesores y los directivos y técnicos municipales, será trabajo del
equipo inicial del proyecto, identificar a los representantes de intereses,
individualidades relevantes, técnicos de otras Administraciones, técnicos
exteriores en tecnologías / metodologías no dominadas por la institución, que
se considere necesario para producir el objeto del proyecto. Una vez aprobada
la propuesta de proyecto y su participación en el mismo, será también trabajo
de este equipo, tomar contacto con los mismos para conseguir su aceptación y al
mismo tiempo completar la información sobre los conflictos, intereses y
objetivos hipotéticos que pueden incorporar al proyecto, sus hábitos de trabajo
y aprendizaje y el nivel de conocimiento y reflexión sobre los problemas que se
van a tratar. Estos trabajos podrán consistir en entrevistas individuales y / o
reuniones, sin perjuicio de otras que han podido celebrarse a la hora de
redactar la propuesta del proyecto.
| Elaboración y aprobación del diseño inicial del proyecto |
Como puede observarse en el ejemplo que subiremos en la próxima entrada, y la mayoría de las experiencias prácticas lo muestran, la organización del proyecto y la elaboración y aprobación del diseño inicial de proyecto, aparecen como actividades entrelazadas, junto a un trabajo de elaboración de modelos, sub.-proyectos y actividades en estado operativo o en estado de tratamiento estratégico para despejar las incertidumbres y / o conflictos que contienen.
Este trabajo de los analistas / asesores debería contar
con el trabajo básico que representan:
p
por
una parte una colección de modelos conceptuales, que sirvan para crear el lenguaje
común sobre el que se apoye el entendimiento entre los participantes en el
grupo de proyecto;
p
y
por otra, una base de datos que facilite la información común.
La primera dificultad con que tropieza cualquier intento
de hacer trabajar juntos a personas tan dispares como las que pueden juntarse
en un grupo de proyecto estratégico, es la variedad de lenguajes que hace
costoso el entendimiento y puede generar conflictos innecesarios. Una importante
contribución al éxito, por parte del equipo técnico-político del gobierno
local, radica en acotar un lenguaje que pueda ser pronto manejado con soltura
por los participantes, sin crear tensiones. Este lenguaje puede definirse,
acoplando sobre los lenguajes técnicos de las soluciones un lenguaje político de tipo general que
sirve para dar dimensión y valor a los aspectos técnicos.
EJEMPLO
Estos son los puntos clave de un
experimento de adaptar un lenguaje político para la gestión de la Agenda Política
de un Gobierno Local. Esta nota está redactada por un equipo de analistas de
política al servicio de dicho gobierno.
A. UNA POLÍTICA es:
. una IDEA que está materializada en
. un DOCUMENTO ESCRITO, que es
. RATIFICADO POR UNA AUTORIDAD LEGITIMA, y sirve como
. una GUÍA PARA LA ACCIÓN, y es
. el resultado de un PROCESO POLÍTICO
B.- PROCESO POLÍTICO
Fase PROBLEMA(S)
Fase PROPUESTA
Fase RATIFICACIÓN
Fase PLANIFICACIÓN
Fase PROGRAMACIÓN
Fase EVALUACIÓN
C.- REQUISITOS PARA UN BUEN TRABAJO POLÍTICO
Idea
política ----- Problemas Intereses Beneficiarios / Perjudicados Necesidades
Ratificación ----- Trabajo Colectivo
Guía para la acción-Planificación / Programación /
Evaluación
D.- LENGUAJE PARA EL ANÁLISIS POLÍTICO
Comenzar hablando en términos de:
PROBLEMAS, es decir, situaciones en que algún objetivo,
interés o necesidad (que debe tender a describirse concretamente) no se
alcanzan. Este PROBLEMA (cada problema) afecta a alguien (grupo de personas a
especificar) y es generado por alguien (actor también a especificar).
Paralelamente puede hablarse de:
Situaciones en que ya no existiría el problema (situación
no problemática), desde el punto de vista de los afectados, concretando cómo se
lograría esto, a través de qué actuaciones / procesos y qué recursos necesitan.
Y se completaría con la consideración de:
▲
qué
actuaciones están dispuestos los grupos afectados a poner en práctica en orden
a lograr satisfacer sus necesidades;
▲
qué
grupos están interesados en que se apliquen qué soluciones (por que responde a
necesidades propias) y qué grupos están interesados en que no se apliquen.
▲
qué
problemas generan, a su vez, la aplicación de ciertas soluciones.
Desde el punto de vista de un Gobierno o Grupo Político,
habría que intentar ir relacionando el hecho de la solución o no solución de
problemas y la manera de relacionarse con los afectados / generadores en la
búsqueda, decisión y aplicación de soluciones, con la evolución de las
actitudes políticas y comportamiento de voto.
Las realidades que describen estos conceptos, no siempre
se conocen con certeza y puede aceptarse su enunciación con grados diversos de
incertidumbres, que pueden referirse tanto a las dimensiones operativas de la
realidad como a las preferencias y
estrategias de los actores y grupos en presencia. Al mismo tiempo, pueden
existir visiones distintas de la realidad, que quieran describirla con
conceptos contradictorios entre sí. En este caso, el lenguaje común deberá ser
objeto de negociación y acuerdo en las
primeras fases del proyecto.
Siempre que los problemas políticos no se analicen y
discutan en términos parecidos a éstos, será fácil descubrir que se está utilizando
un discurso y unos valores técnicos. En este sentido, va la indicación de la
conveniencia de someter toda la tarea política a metas, preparación y revisión
del análisis político, para asegurar precisamente su contenido político antes
que técnico.
La base
de datos del proyecto pretende recoger la información existente en cada
momento sobre los antecedentes, la situación actual y las previsiones sobre el
objeto y los sujetos implicados en el proyecto. La información puede proceder
de documentos existentes o que se generan en el curso del proyecto, o
recogerse ex-profeso de entrevistas o reuniones mantenidas con personas relacionadas.
Para facilitar su acceso y utilización, la base de datos debería estar
soportada por fichas o programa de ordenador que permita el acceso fácil a todos
los participantes, por temas, sujetos, fechas y fuente de la información.
La puesta
en marcha del proyecto se hace sobre el diseño inicial del mismo. Este diseño
inicial es el resultado de la aportación formalizada de la información sobre la
situación elaborada por asesores y técnicos y, eventualmente, actuaciones de
aprendizaje compartido entre los miembros del grupo. La elaboración y acuerdo
sobre este diseño inicial puede considerarse, en términos de las bases
metódicas, una acción-diagnóstico sobre la capacidad del grupo constituido para
llevar adelante el proyecto. En caso de que el diagnóstico evidenciara que el
grupo no reúne la energía necesaria, habría que tomar acciones correctivas. Sin
perjuicio de poder prever una mayor generación de energía, como fruto de nuevos
aprendizajes compartidos que pueden tener lugar en la fase estratégica del
proyecto, sin un cierto nivel de compromiso de los participantes un proyecto
corre un riesgo excesivo de convertirse en una ceremonia ritual estéril.
El
contenido de este diseño inicial será:
p
La
definición del OBJETO del proyecto, como unos resultados, efectos o productos
capaces de satisfacer suficientemente los problemas de los interesados (y, en
su caso, de modificar actitudes y comportamientos electorales).
p
La
identificación de INTERLOCUTORES E INTERESES, que será la misma que la
contenida en la propuesta de proyecto o incorporará nuevos informaciones
obtenidas desde entonces, en las relaciones establecidas en el proceso de organizar
el proyecto o en el propio trabajo del diseño inicial.
p
La
definición de las FASES, EJES, BLOQUES Y RED PRELIMINAR DE ACTIVIDADES, o rutas
estratégicas para producir / alcanzar el objeto.
p
Las
grandes fases del proyecto estratégico serán las ya apuntadas, si bien podrían
dividirse en subfases o etapas.
p
El
nivel de definición de ejes, bloques y actividades será más preciso para las primeras fases y
decreciente en las sucesivas. Así deberán
estar diseñadas como para su ejecución aquellas actuaciones que, por no
contener incertidumbres ni conflictos, pueden ser inmediatamente puestas en
práctica. De la fase de concepción estratégica deberían ser precisos los
bloques y dentro de ellos las actividades principales y su entrelazamiento. La
fase de elección de la variante táctica bastará con que esté definida por sus
bloques de actividades. Y con relación a la fase final, será suficiente conque
se recojan indicaciones acerca de la voluntad de asegurar una transición
ordenada a la administración y un control de que el funcionamiento
administrativo va a cumplir las metas estratégicas y operativas definidas en
las fases anteriores.
p
En
los proyectos estratégicos es importante distinguir el eje de avance del
proyecto, en términos de aprendizajes, decisiones, negociaciones, ejecución de
decisiones; del eje de actividades destinadas a despejar incertidumbres o a
comprobar hipótesis de objetivos o relaciones de causalidad que se han
utilizado para diseñar propuestas de avance. Asimismo, la tarea de diseño a
cargo de asesores y técnicos, debe diferenciarse de la que corresponde al eje
de avance del proyecto.
p
La
red del proyecto contiene actividades, bloques de actividades, grandes actividades
o actividades detalladas, dependiendo
del nivel de detalle de cada caso, en que consiste el proyecto o una parte del
proyecto. Las actividades o sus bloques, deben denominarse con algún término
que aluda a los resultados que se esperan y no al trabajo que se realiza. La
red debe establecer la relación de las actividades con el tiempo y las
prelaciones que deben existir entre las diferentes actividades.
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