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domingo, 13 de agosto de 2017

FASES/ETAPAS DE LA VIDA DE UN PROYECTO ESTRATÉGICO (i)

FASES / ETAPAS DE LA VIDA DE UN PROYECTO ESTRATÉGICO

Vamos a considerar cuatro fases en la vida de un proyecto estratégico:

  • la fase inicial;
  • la fase de concepción estratégica;
  • la fase de diseño y elección de una variante táctica;
  • la fase de puesta en práctica / transición a la administración operativa y evaluación posterior:


Fase Inicial

Esta fase tiene por objeto:

  • obtener la aprobación a la propuesta de proyecto;
  • organizar el grupo de proyecto;
  • elaborar y aprobar el diseño inicial del proyecto, con el que arrancarán sus trabajos.

Propuesta de proyecto

La propuesta de proyecto debe realizarse según algún formato homogéneo ya que debe servir de base a una decisión inicial del gobierno local que priorice las propuestas más prometedoras, según los recursos disponibles, a partir de una información muy somera. Insertamos, a continuación, un ejemplo de ficha de propuesta de proyecto estratégico, que aquí sintetizamos en una sola página, pero que según necesidades puede tener las dimensiones físicas necesarias. Esta ficha está pensada sobre todo para proyectos que nacen de la consideración del voto móvil.






FICHA DE PROPUESTA DE PROYECTO

NOMBRE:

FECHA:

RESPONSABLE POLÍTICO

RESPONSABLE TÉCNICO


Beneficiarios
del Proyecto (1):


Otros grupos influidos por
el Proyecto (2):




Situación electoral y actitudes
relevantes (3)

Problemas / Necesidades / Intereses (4)




Indicios de satisfacción (5):                                             Meta electoral / actitudes
Resultados                                                   objetivos (6)
·     Productos



Subproyectos / Eventos /
Hitos intermedios (7)




Actividades / Recursos (8)


La información de esta ficha puede complementarse con:
p   información sobre los interesados en el proyecto (cuadro de interlocutores y conflictos de interés)
p   un enunciado de los objetivos hipotéticos de los interesados y de la Institución.

A continuación insertamos sendas fichas que pueden servir para ello




Ayuntamiento de

Proyecto





Cuadro de interlocutores y conflictos de interés






AYUNTAMIENTO

Sujeto importante






Sujeto
2º


Intereses, com­promisos, peti­ciones del suje­to 2º al o con el Ayuntamiento


Respuestas dadas por el Ayuntamiento

Respuestas dadas por el sujeto 2º

Intereses, com­promisos, peti­ciones del suje­to 2º con el su­jeto importante




Sujeto
2º


Sujeto
3º


Ídem




Ídem



Ídem




Ídem



Sujeto
3º



Ayuntamiento
Intereses, compromisos, pe-ticio­nes y respuestas dadas por el Ayuntamiento al sujeto impor­tante

Intereses, compromisos pe-ticio­nes y respuestas dadas por el sujeto importante al Ayunta­miento


Sujeto
importante






Ayuntamiento de.

Proyecto..........................................



Enunciado de objetivos hipotéticos



Ayuntamiento





Objetivos hipotéticos


Sujeto
importante



Ídem



Sujeto 2º





Ídem



Sujeto 3º





Ídem



La información necesaria y la elaboración de la documentación de las propuestas de proyecto estratégico serán aportadas por los cargos electos del gobierno con la colaboración de los analistas / asesores (internos / externos) que constituyan algún tipo de Gabinete de Alcaldía / Gobierno u Oficina de Planificación / Programa­ción /  Comunicación, cubriendo el papel de estado mayor del gobierno. Una buena parte de la información necesaria, así como la misma identificación de cuestiones que podrían ser objeto de un proyecto estratégico, podrían ser consecuencia  del funcionamiento de otros sistemas regulares de gobierno, como el Plan a 4 Años, el Presupuesto por Actividades, el sistema de Evaluación / Programación, en el caso de que estos se estén desarrollando.


Organización del Grupo de Proyecto

La preparación de la propuesta de proyecto, implica ya la asignación de una tarea que trae como consecuencia la determinación de un núcleo de personas, aunque sea mínimo, responsable de la misma. Un cargo electo, un analista / asesor y un técnico municipal  pueden formar ese núcleo mínimo, contando con el apoyo del Gabinete u Oficina que administre los sistemas de gobierno.

En la misma propuesta del proyecto, puede ser conveniente proponer cuál será la organización del proyecto, contando que puede ser diferente en las diferentes fases de vida del mismo, en cuanto a los participantes y el papel a desempeñar. Partiendo de los cargos electos y sus analistas / asesores y los directivos y técnicos municipales, será trabajo del equipo inicial del proyecto, identificar a los representantes de intereses, individualidades relevantes, técnicos de otras Administraciones, técnicos exteriores en tecnologías / metodologías no dominadas por la institución, que se considere necesario para producir el objeto del proyecto. Una vez aprobada la propuesta de proyecto y su participación en el mismo, será también trabajo de este equipo, tomar contacto con los mismos para conseguir su aceptación y al mismo tiempo completar la información sobre los conflictos, intereses y objetivos hipotéticos que pueden incorporar al proyecto, sus hábitos de trabajo y aprendizaje y el nivel de conocimiento y reflexión sobre los problemas que se van a tratar. Estos trabajos podrán consistir en entrevistas individuales y / o reuniones, sin perjuicio de otras que han podido celebrarse a la hora de redactar la propuesta del proyecto.
Elaboración y aprobación del diseño inicial del proyecto





Como puede observarse en el ejemplo que subiremos en la próxima entrada, y la mayoría de las experiencias prácticas lo muestran, la organización del proyecto y la elaboración y aprobación del diseño inicial de proyecto, aparecen como  actividades entrelazadas, junto a un trabajo de elaboración de modelos, sub.-proyectos y actividades en estado operativo o en estado de tratamiento estratégico para despejar las incertidumbres y / o conflictos que contienen. 

Este trabajo de los analistas / asesores debería contar con el trabajo básico que representan:
p   por una parte una colección de modelos conceptuales, que sirvan para crear el lenguaje común sobre el que se apoye el entendimiento entre los participantes en el grupo de proyecto;
p   y por otra, una base de datos que facilite la información común.

La primera dificultad con que tropieza cualquier intento de hacer trabajar juntos a personas tan dispares como las que pueden juntarse en un grupo de proyecto estratégico, es la variedad de lenguajes que hace costoso el entendimiento y puede generar conflictos innecesarios. Una importante contribución al éxito, por parte del equipo técnico-político del gobierno local, radica en acotar un lenguaje que pueda ser pronto manejado con soltura por los participantes, sin crear tensiones. Este lenguaje puede definirse, acoplando sobre los lenguajes técnicos de las soluciones  un lenguaje político de tipo general que sirve para dar dimensión y valor a los aspectos técnicos.

EJEMPLO

Estos son los puntos clave de un experimento de adaptar un lenguaje político para la gestión de la Agenda Política de un Gobierno Local. Esta nota está redactada por un equipo de analistas de política al servicio de dicho gobierno.

A. UNA POLÍTICA es:
. una IDEA que está materializada en
. un DOCUMENTO ESCRITO, que es
. RATIFICADO POR UNA AUTORIDAD LEGITIMA, y sirve como
. una GUÍA PARA LA ACCIÓN, y es
. el resultado de un PROCESO POLÍTICO

B.- PROCESO POLÍTICO
Fase PROBLEMA(S)
Fase PROPUESTA
Fase RATIFICACIÓN
Fase PLANIFICACIÓN
Fase PROGRAMACIÓN
Fase EVALUACIÓN

C.- REQUISITOS PARA UN BUEN TRABAJO POLÍTICO
Idea política ----- Problemas                                                                                                                                                                                                 Intereses        Beneficiarios / Perjudicados                                                                                                                                                    Necesidades                                                                                                                                                                             
Ratificación ----- Trabajo Colectivo
Guía para la acción-Planificación / Programación / Evaluación

D.- LENGUAJE PARA EL ANÁLISIS POLÍTICO
Comenzar hablando en términos de:
PROBLEMAS, es decir, situaciones en que algún objetivo, interés o necesidad (que debe tender a describirse concretamente) no se alcanzan. Este PROBLEMA (cada problema) afecta a alguien (grupo de personas a especificar) y es generado por alguien (actor también  a especificar).

Paralelamente puede hablarse de:
Situaciones en que ya no existiría el problema (situación no problemática), desde el punto de vista de los afectados, concretando cómo se lograría esto, a través de qué actuaciones / procesos y qué recursos necesitan.

Y se completaría con la consideración de:
     qué actuaciones están dispuestos los grupos afectados a poner en práctica en orden a lograr satisfacer sus necesidades;
     qué grupos están interesados en que se apliquen qué soluciones (por que responde a necesidades propias) y qué grupos están interesados en que no se apliquen.
     qué problemas generan, a su vez, la aplicación de ciertas soluciones.

Desde el punto de vista de un Gobierno o Grupo Político, habría que intentar ir relacionando el hecho de la solución o no solución de problemas y la manera de relacionarse con los afectados / generadores en la búsqueda, decisión y aplicación de soluciones, con la evolución de las actitudes políticas y comportamiento de voto.

Las realidades que describen estos conceptos, no siempre se conocen con certeza y puede aceptarse su enunciación con grados diversos de incertidumbres, que pueden referirse tanto a las dimensiones operativas de la realidad como a las preferencias  y estrategias de los actores y grupos en presencia. Al mismo tiempo, pueden existir visiones distintas de la realidad, que quieran describirla con conceptos contradictorios entre sí. En este caso, el lenguaje común deberá ser objeto de negociación  y acuerdo en las primeras fases del proyecto.

Siempre que los problemas políticos no se analicen y discutan en términos parecidos a éstos, será fácil descubrir que se está utilizando un discurso y unos valores técnicos. En este sentido, va la indicación de la conveniencia de someter toda la tarea política a metas, preparación y revisión del análisis político, para asegurar precisamente su contenido político antes que técnico.


La base de datos del proyecto pretende recoger la información existente en cada momento sobre los antecedentes, la situación actual y las previsiones sobre el objeto y los sujetos implicados en el proyecto. La información puede proceder de documen­tos existentes o que se generan en el curso del proyecto, o recogerse ex-profeso de entrevistas o reuniones mantenidas con personas relacionadas. Para facilitar su acceso y utilización, la base de datos debería estar soportada por fichas o programa de ordenador que permita el acceso fácil a todos los participantes, por temas, sujetos, fechas y fuente de la información.

La puesta en marcha del proyecto se hace sobre el diseño inicial del mismo. Este diseño inicial es el resultado de la aportación formalizada de la información sobre la situación elaborada por asesores y técnicos y, eventualmente, actuaciones de aprendizaje compartido entre los miembros del grupo. La elaboración y acuerdo sobre este diseño inicial puede considerarse, en términos de las bases metódicas, una acción-diagnóstico sobre la capacidad del grupo constituido para llevar adelante el proyecto. En caso de que el diagnóstico evidenciara que el grupo no reúne la energía necesaria, habría que tomar acciones correctivas. Sin perjuicio de poder prever una mayor generación de energía, como fruto de nuevos aprendizajes compartidos que pueden tener lugar en la fase estratégica del proyecto, sin un cierto nivel de compromiso de los participantes un proyecto corre un riesgo excesivo de convertirse en una ceremonia ritual estéril.

El contenido de este diseño inicial será:

p   La definición del OBJETO del proyecto, como unos resultados, efectos o productos capaces de satisfacer suficientemente los problemas de los interesados (y, en su caso, de modificar actitudes y comportamientos electora­les).
p   La identificación de INTERLOCUTORES E INTERESES, que será la misma que la contenida en la propuesta de proyecto o incorporará nuevos informaciones obtenidas desde entonces, en las relaciones establecidas en el proceso de organizar el proyecto o en el propio trabajo del diseño inicial.
p   La definición de las FASES, EJES, BLOQUES Y RED PRELIMINAR DE ACTIVIDADES, o rutas estratégicas para producir / alcanzar el objeto.
p   Las grandes fases del proyecto estratégico serán las ya apuntadas, si bien podrían dividirse en subfases o etapas.
p   El nivel de definición de ejes, bloques y actividades será  más preciso para las primeras fases y decreciente en las sucesivas. Así deberán  estar diseñadas como para su ejecución aquellas actuaciones que, por no contener incertidum­bres ni conflictos, pueden ser inmediatamente puestas en práctica. De la fase de concepción estratégica deberían ser precisos los bloques y dentro de ellos las actividades principales y su entrelazamiento. La fase de elección de la variante táctica bastará con que esté definida por sus bloques de actividades. Y con relación a la fase final, será suficiente conque se recojan indicaciones acerca de la voluntad de asegurar una transición ordenada a la administración y un control de que el funcionamiento administrativo va a cumplir las metas estratégicas y operativas definidas en las fases anteriores.
p   En los proyectos estratégicos es importante distinguir el eje de avance del proyecto, en términos de ­aprendizajes, decisiones, negociaciones, ejecución de decisiones; del eje de actividades destinadas a despejar incertidumbres o a comprobar hipótesis de objetivos o relaciones de causalidad que se han utilizado para diseñar propuestas de avance. Asimismo, la tarea de diseño a cargo de asesores y técnicos, debe diferenciarse de la que corresponde al eje de avance del proyecto.
p   La red del proyecto contiene actividades, bloques de actividades, grandes actividades o actividades detalladas,  dependiendo del nivel de detalle de cada caso, en que consiste el proyecto o una parte del proyecto. Las actividades o sus bloques, deben denominarse con algún término que aluda a los resultados que se esperan y no al trabajo que se realiza. La red debe establecer la relación de las actividades con el tiempo y las prelaciones que deben existir entre las diferentes actividades.














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